Gestionar la nómina de una organización del sector salud con presencia en diferentes estados de México requiere mucho más que procesar pagos quincenales. La existencia de varios registros patronales, distintos centros de trabajo, obligaciones ante organismos como el IMSS y un volumen importante de información exige procesos precisos, controles definidos y capacidad para detectar inconsistencias antes de que generen problemas administrativos o financieros.
Un caso de éxito en Payrolling desarrollado por Evolucione muestra cómo una estrategia puede organizar una operación compleja y llevarla a una nueva estructura en un periodo de apenas ocho días. El proyecto correspondió a un grupo médico de especialidad con presencia nacional e internacional, que necesitaba migrar su gestión de nómina sin alterar su calendario habitual de pagos y manteniendo la continuidad de sus actividades.
El desafío de administrar una nómina con presencia en cinco estados
Antes de la implementación, el grupo médico gestionaba internamente su nómina mediante un sistema contable. La operación involucraba 74 colaboradores distribuidos entre cinco registros patronales ubicados en Ciudad de México, Jalisco, Guanajuato, Nuevo León y Baja California.
A todo lo anterior se añadían tareas manuales, un volumen administrativo importante y gastos operativos al alza. Asimismo, la ejecución de las nominas quincenales constituía un aspecto sumamente delicado, pues cualquier fallo en las operaciones aritméticas terminaba perjudicando tanto a la empresa como a los empleados.
El propósito consistía en migrar toda la gestión a un modelo de Payrolling y lograr que la primera quincena de la nueva etapa saliera adelante con total normalidad. Todo el proceso debía llevarse a cabo respetando las fechas habituales de abono y en un margen de ocho días.
Un procedimiento estructurado para culminar con éxito la migración
La escasez de tiempo obligaba a trazar una estrategia minuciosa. Todo dio comienzo mediante un encuentro inicial entre el Director General, el Contralor y el Gerente de Nóminas, espacio donde quedaron definidas las prioridades y las tareas correspondientes.
Posteriormente, se diseñó un calendario operativo con fechas para la entrega de información, parametrización del sistema, revisión de cálculos, aprobación de la prenómina y generación de los diferentes entregables.
Uno de los pasos principales fue la depuración y migración de los datos correspondientes a los 74 colaboradores. La información se organizó de acuerdo con cada centro operativo y registro patronal para facilitar su procesamiento y posterior seguimiento.
Tecnología y sistemas de control para supervisar cada fase
La implementación contempló la parametrización de FORTIA, plataforma especializada en la gestión de Recursos Humanos y procesos de nómina. La herramienta se utilizó para centralizar información, automatizar cálculos y mejorar la trazabilidad de las operaciones.
Asimismo, se contemplaron cinco nóminas vinculadas a las diferentes entidades bancarias empleadas para la distribución de los fondos, sumado a la creación y comprobación de los documentos requeridos para ejecutar dichas operaciones de transferencia.
Con anterioridad a cada liquidación de pagos, se remitía la prenómina con el fin de revisarla y validarla. Posteriormente, se comprobaban las anomalías, se efectuaban los cómputos pertinentes y se cotejaban los datos. Dicha secuencia de controles resultó clave para garantizar que la nueva actividad operara de forma óptima desde el ciclo inicial.
Se han hallado discrepancias significativas durante la revisión preliminar
Durante los primeros siete días de labores se identificó uno de los descubrimientos más relevantes. Al analizar los datos fue posible detectar anomalías vinculadas al fondo de ahorro y al IMSS, las cuales se originaron a partir de fallas metodológicas previas.
Gracias a la detección temprana se pudieron comunicar los hallazgos y efectuar los ajustes requeridos antes de que tales discrepancias derivaran en un problema mayor. Dicho aspecto pone de relieve lo crucial que resulta que la administración de nóminas integre supervisiones y auditorías, en lugar de reducirse al cálculo automatizado de los montos.
Aparte de efectuar el cálculo y pago de la nómina, el proceso abarcó la emisión y el timbrado de los CFDI, sumado al envío automatizado de estos hacia el personal. A través de Kiosco FORTIA, los trabajadores tuvieron la oportunidad de revisar sus recibos de forma directa.
¿Qué resultados logró el equipo médico?
Gracias al despliegue, fue posible finalizar la transferencia del procedimiento en el tiempo previsto y obtener un cómputo salarial verificado. Igualmente, se unificaron varios procesos por medio de recursos tecnológicos y se fijaron productos concretos para cada etapa.
Dentro de la documentación elaborada de forma quincenal se abarcaban expedientes de nómina, nóminas por sucursal e institución bancaria, archivos destinados a pagos y directorios con los CFDI ya timbrados. Por otra parte, en el plano mensual se consideraban informes consolidados junto con gestiones asociadas al ISN, FONACOT y SUA.
Asimismo, el proceso abarcó la formación a distancia destinada al departamento de Recursos Humanos, una guía práctica de utilización y recursos orientados al manejo de cuentas. Así pues, el despliegue abarcó tanto la vertiente técnica como el sostenimiento de las labores cotidianas de la organización.
El payrolling como asistencia en la gestión de nóminas complejas
El ejemplo evidencia que la administración de sueldos en el ámbito sanitario demanda una coordinación estrecha, auditoría de datos y supervisiones que respalden cada fase del procedimiento. Tratándose de entidades con múltiples ubicaciones y registros patronales, un esquema de Payrolling logra unificar las operaciones, estructurar los métodos y simplificar el control de las responsabilidades asociadas al pago de salarios.
El ejemplo del grupo médico evidencia que la administración de salarios es capaz de optimizarse hasta en periodos breves si se cuenta con un método definido, recursos idóneos y control en cada fase. Asimismo, la localización de fallas en el transcurso de la migración confirma la importancia de examinar los procedimientos bajo una perspectiva global y no limitarse a migrar datos de un sistema a otro.
Con experiencia en servicios de Payrolling en México, Evolucione desarrolla procesos que abarcan el cálculo de nómina, timbrado y emisión de CFDI, así como diferentes controles y entregables para dar seguimiento a la operación. Su trayectoria en este tipo de soluciones refleja la importancia de contar con una gestión estructurada cuando las necesidades administrativas de una organización requieren mayor precisión, continuidad y control.
